תכנון ובניה של סדנא מחייב לקחת בחשבון מספר גורמים שיעזרו לסדנא שלכם להיות אפקטיבית ולהשיג בדיוק את מה שאתם רוצים.

מתוך ניסיון של שנים בבניה והעברת סדנאות, אספתי מספר עצות מפתח, שיכולות לעשות סדר ולהניע לעבודה, את אלה שרוצים להעביר סדנאות, רק לא יודעים בדיוק איפה להתחיל.

* הפוסט נכתב בזכר, אך כמובן מכוון לשני המינים כאחד.

שלב 1 – מהי מטרת הסדנא?

שימו לב, השאלה הזאת מתכוונת למטרה של יוצר הסדנא, ולא קשורה למהות הסדנא עצמה, אלא לתועלת העיסקית/אירגונית שלה.
כאן המקום לחשוב האם הסדנא היא מוצר כלכלי שאמור להוות את רוב ההכנסות של העסק,
או שמדובר במוצר תומך שמטרה שלו היא, למשל, למכור מוצרים משלמים לבאי הסדנא.
או גם וגם
בכל מקרה, חשוב מאוד למקד כאן את המטרה העסקית באופן מדויק ומדיד.

חשוב להבין: גם אם אתם מעבירים סדנא ללא תשלום מסיבה כלשהי, יכולה להיות לכם עדיין מטרה תדמיתית. כלומר, שתרצו להשתמש בכך שהעברתם סדנא בחינם, על מנת לקדם את העסק שלכם ולעשות זאת בהמשך בתשלום. בשביל זה, אתם צריכים לזכור שאתם זקוקים לתכנים מתוך הסדנא הזאת, (תיעוד ואולי תוצרים –עוד נחזור לזה בהמשך) – לכן חשוב שתדעו את זה כבר בשלב הזה ותערכו בהתאם.

שלב 2 – הגדרת התועלות למשתתפי הסדנא

הרבה לפני הרעיון של הסדנא עצמה (ה"איך"), חשוב להבין עם מה המשתתפים אמורים לצאת מהסדנא שלכם. כלומר, מה החוויה שאתם מזמינים אותם אליה, ואילו כלים הם עומדים לקבל.
במילים אחרות, אנחנו מנסחים כרגע את ה"הבטחה הפירסומית" שלכם.
חשוב להדגיש שהבטחה פרסומית חייבת להיות ריאלית, וכמה שיותר ספציפית.
ניסוחים גנריים ישאירו את הקהל שלכם אדיש.
כמו כן, רצוי שההבטחה הפירסומית שלכם תהיה מקורית, כלומר שהקהל שאתם פונים אליו לא יהיה רגיל לראות אותה אצל אחרים מהתחום. בשביל זה אתם צריכים לעשות קצת מחקר שוק ולהבין מה המתחרים מציעים.
זכרו – אתם עדיין לא מנסחים את הטקסט באופן שבו יפגוש את הקהל שלכם, אתם רק מגדירים את התועלת האמיתית שלו לצרכן, בשבילכם בשלב הזה.
זה חייב להיות סופר-ברור לכם, לפני הכל.
דרך לבדוק שיש לכם הבטחה פרסומית טובה ביד, הכוללת תועלת אמיתית (רגשית, מעשית או שתיהן), היא לוודא שהיא מורכבת ממשפט קצר ופשוט באופן יחסי – שלא מצריך הסברים, ושניתן להאמין לו בקלות. כלומר, שיש בתוכו את הסיבה להאמין והיא באמת סיבה מוצדקת ולא כזאת שקל לסתור או להתווכח איתה.

שלב 3 – הקהל – משתתפים בסדנא

כשבונים סדנא, חשוב לקחת בחשבון את מספר המשתתפים.

יש הבדל ניכר בתכנון סדנא שכוללת תירגול ופעולה של המשתתפים, לבין תכנון של הרצאה בה רוב המשתתפים פאסיביים לאורך רוב זמן המפגש והמרצה הוא הפעיל.

"זמן תרגיל" צריך לקחת בחשבון את הזמן בו מציגים לכולם את התרגיל,
את הזמן שבו הם צריכים לבצע את התרגיל,
ואת זמן המשוב מול הקבוצה.

ככל שיש יותר משתתפים, כך יש זמן לפחות תרגילים – כי כדי לשמוע את כולם ולתת לכולם להתבטא – צורך יותר זמן.
כמובן שאפשר גם להחליט שלא כולם מתבטאים בכל תרגיל, ולתכנן את הזמן בהתאם לכמות ההדגמות והמשוב עליהן – על פי רצונכם. רק היו מודעים ומתוכננים לגבי כך.

מעבר לזה, חשוב להבין איך מאופין הקהל שלכם, כדי להתאים לו את הרעיון ואת התוכן של הסדנא באופן יותר מדויק, ולא לספק תוצר אחד גנרי ש"מתאים לכולם".

חשוב להבין, האם הקהל שלכם הוא גברי, נשי, לא משנה? מה ממוצע הגילאים שלהם? באיזה סטטוס הם בחיים כרגע? מה רמת ההיכרות שלהם וההבנה שלהם בנושא שבו עוסקת הסדנא? מה הגישה הכללית שלהם לנושא?
מענה על שאלות כאלה ונוספות, יפקסו אתכם כשתגשו להנגיש לקהל הזה באופן ספציפי את התכנים שלכם, ויוודאו שלא תצפו מהקהל שלכם, לדברים שהוא לא מוכן, לא רוצה ולא מרגיש נוח לעשות בסדנא.

המלצה חשובה: כשאתם עונים על השאלות, נסו לעשות זאת מנקודת מבטו של מישהו בתוך קהל המטרה שלכם, לא כעצמכם. נסו לנטרל את השיפוטיות לטוב ולרע ונסו להיות הכי אמיתיים ואותנתיים. אם אתם לא יודעים את התשובה לבד, צאו לבדוק.
בעיקר שימו לב שאתם עונים כאן את התשובות של הקהל, ולא את התשובות שאתם הייתם רוצים לשמוע כמנחה הסדנא.

שלב 4 – הרעיון המרכזי של הסדנא

הרעיון הוא בעצם המעטפת היצירתית, (התוכן) שתעזור לנו גם להשיג את המטרה העסקית שלנו וגם לצרכנים לקבל את התועלות שהבטחנו להם בהבטחה הפרסומית.
כלומר – הרעיון בעצם כפוף לשניהם וחייב לשרת אותם.

דבר חשוב לגבי הרעיון – ודאו שהוא מקורי עד כמה שאפשר. זה אומר לבדוק מה המתחרים בקטגוריה שלכם עושים. אלא שכבר מעבירים סדנאות. במיוחד בסגנון או דומה לסגנון שאתם רוצים להעביר בעצמכם. שימו לב, זה לא הזמן להגיד "אף אחד לא עושה את זה כמוני". זה לא משרת אתכם בשלב הזה, גם אם זה נכון. כי הצרכנים שלכם, עוד לא יודעים את זה, והם לא מבחינים בדקויות שאתם, כאנשי מקצוע, מבחינים בהן.

לא תמיד קריטי שהרעיון של הסדנא יהיה מקורי, כי יש סוגים מסויימים של סדנאות שכבר מוכרות לצרכנים והם מחפשים כדוגמתן, אבל אם זה כך, זה משנה את הפוקוס השיווקי של הסדנא, כי צריך למכור אותה גם דרך שכנוע לבחור במי שמעביר אותה, לא דרך מה שהוא מעביר.

בכל מקרה, נסחו את הרעיון שלכם בכתב. כיתבו אותו באופן הכי פשוט והכי ברור שאתם יכולים. לעצמכם. ודאו שאתם יכולים להסביר לאנשים מה הרעיון של הסדנא, במשפט אחד ברור ומובן מידית, שיפתח אצלם שאלות, אבל לא יגרום להם לבקש "הסברים".

הארה:
אם אתם מסתבכים להסביר לעצמכם את הרעיון שלכם, זה עדין לא השלב לנסות להסביר אותו לצרכני הסדנא הפוטנציאלים שלכם. אם אתם לא מבינים וברורים וסגורים על זה, איך אפשר לצפות מהם שיהיו?

שלב 5 – תכנון מבנה הסדנא – ה"ברזלים"

לפני שניגשים ליצירת השלד של הסדנא, חשוב לדעת בבירור כמה זמן היא תימשך.
זאת מפני שבשלב הזה, אנחנו מקצים זמן מוערך לכל "פרק" בסדנא שלנו,
ואנחנו צריכים לוודא שכל מה שאנחנו רוצים, יכנס בתוך מסגרת הזמן הנתונה.

כדאי לקחת בחשבון:
- זמן הפסקות,
- זמן תרגול (על פי כמות משתתפים, כמוזכר בסעיף 3),
- זמן להקדמה והיכרות (אם יש צורך),
- וזמן לסיכום ושאלות – אל תשכחו להקדיש בחלק הזה משפט או שניים שיעודדו את המשתתפים לספר לאחרים על הסדנא שלכם ולהפיץ אותה, וכמובן תנו להם את הכלים לעשות זאת בקלות עד כמה שניתן, כמו למשל, לוודא שיש להם את הטלפון שלכם, המייל או כל דבר אחר שעוזר ליצור איתכם קשר ישירות. אל תפנו לאתר או לבלוג, תפנו לערוץ שמאפשר ליצור איתכם קשר אישי שדרכו תוכלו לייצר מכירה ללקוח נוסף. כמה שיותר יגיעו אליכם ישירות, יותר טוב. ככל שיהיו סיבוכים בדרך, ילכו לכם לאיבוד יותר לקוחות פוטנציאלים.

אם אתם לא בטוחים כמה זמן יקח משהו, תנו הערכה ו/או החליטו כמה זמן אתם מוכנים להקדיש לו במסגרת של הסדנא שלכם.
הניסיון ילמד אתכם לאורך הזמן לקבל הערכות זמן נכונות ומדויקות יותר, אבל בשלב הראשוני, יתכן ותצטרכו לקבל החלטות עקרוניות, ובזמן אמת לשים לב ולבצע שינויים בהתאם.
ודאו שאתם שולטים בממד הזמן של הסדנא שלכם, גם לפני וגם במהלכה.

כשמבינים את מסגרת הזמן, אפשר להתחיל לכתוב את הסדנא בראשי פרקים, על פי הרעיון, ובצמוד לתועלות שהובטחו לצרכנים, תוך התחשבות במטרה העסקית שהוגדרה בתחילת הדרך.

בשלב זה עדיין לא מנסחים טקסטים (אם יש צורך בכאלה), אלא כותבים מסמך פינימי לעצמנו בלבד, שכולל את כל התהליך שאנחנו רוצים להעביר את הקהל, ואת האמצעים שנשתמש בהם בסדנא. (כמו תרגול, או צפיה בסרטון או כל דבר דומה).
כל ראש פרק, חייב לכלול את כמות הזמן שתוקדש לו.
כתיבה כזאת תייצר עבורכם סדר כפוי ויחס הגיוני בין הזמן הנתון לתוכן שיועבר.
זה יהיה המקום שבו תשחקו עם תקציב הזמנים לכל ראש פרק, ותבינו את המינונים הנדרשים לכם בכל נושא.

מתוך ראשי הפרקים האלה, תוכלו לצאת לתת ראשי פרקים, בהם תוכלו לכתוב לכם את המסרים, התרגילים והתכנים שחשוב לכם להעביר, ולבחון באמת אם אתם מאמינים שתוכלו לעמוד בזמנים שקבעתם לכל דבר.

מסמך השלד הזה גם יוכל לשמש אתכם, או את מי שמשווק ומפרסם את הסדנא שלכם, על מנת להבין את תוכן הסדנא והרעיון שלה – על מנת לתקשר אותם לקהל המטרה כמשהו נחשק.

שלב 6 – הכנת הסדנא – תוכן ועזרים

אם הסדנא שלכם דורשת תוכן שמוכן מראש כמו טקסטים, סרטונים, מוסיקה וכו', זה הזמן לרכז אותם ולסדר אותם כך שיהיו נוחים להגשה למשתתפי הסדנא בזמן אמת.
ודאו שיש לכם את כל התכנים מוכנים, כדי שלא תבזבזו זמן במהלך הסדנא על חיפוש שלהם.

סדרו את התכנים הרלוונטיים במקביל לשלד הסדנא שלכם, זאת הזדמנות נהדרת לבדוק ולהעריך מחדש את הזמנים שהקצבתם לכל ראש פרק, ביחס לתוכן המוצמד (למשל, אם סרטון שאתם רוצים להקרין לוקח 4 דקות מתוך 10 שהקצבתם לנושא מסויים, זה משאיר לכם 6 דקות לדבר על זה לפני שתעברו הלאה).

שלב 7 – האריזה

עכשיו כשהסדנא מונחת לפנינו באופן ברור ומובן לנו, מגיע השלב שבו צריך "לארוז אותה" להגשה לקהל המטרה.

זה לא שלב השיווק עדיין, אלא שלב של מיקוד עצמי באופן המדויק שבו נעביר את התוכן של הסדנא לקהל המטרה הספציפי שבחרנו.

למעשה, זה סוג של "חזרה גנרלית", בה אנחנו צריכים לשים לב לטרמינולוגיה שאנחנו בוחרים להתבטא בה, בודקים שוב את הערכת הזמנים שלנו, ומוודאים שהכל עובד וזורם כמו שאנחנו רוצים.

זה המקום לעריכת שינויים, הידוקים והחלטות אחרונות בנושא התוכן.

מן הסתם, סדנאות הן דבר דינאמי שדורש גם תגובה בזמן אמת, אבל לפחות המסגרת תהיה ברורה לנו ובעיקר תזכיר לנו את נקודת ההתחלה ואת נקודת הסיום שאנחנו שואפים להגיע אליה.

שלב 8 – במהלך הסדנא - תיעוד ותוצרי "קיימות"

גם אם אתם מעבירים סדנא בתשלום, וגם אם בחינם, כדאי שיהיה לכם תיעוד לכך, שתוכלו להשתמש בו על מנת להוכיח ולהציג את הניסיון שלכם בעתיד.

בנושאים מסוימים של סדנאות, נדרשת דיסקרטיות לגבי קהל המשתתפים, ובכלל, תמיד ודאו שאם אתם מצלמים את המשתתפים יש לכם את אישורם להשתמש בתמונות ולחשוף אותן באופן ציבורי בהקשר של הסדנא שלכם.

אבל גם אם אתם לא יכולים להראות הקהל (וכדאי, כי קהל מביא קהל יותר ממה שמנחה מביא קהל), אתם עדיין יכולים לתעד את עצמכם. גם אם זאת תמונת סלפי במקום של הסדנא שאומרת "תכיף מתחילים" או "תודה לכל המשתתפים".

בשלב הזה, תחשבו איזה חומרים אתם רוצים. אולי אלא תוצרים של משתתפי הסדנא, אולי תמונות סטילס, אולי וידאו, אולי משהו אחר – כל הדברים האלה, הם נכסים שיווקיים שלכם בעתיד הקרוב.
כדאי לדעת לא רק מה אתם רוצים, אלא כבר לחשוב איך תשתמשו בזה,
או, אם יש לכם איש מקצוע שמטפל בשיווק של הסדנא, להתייעץ איתו אילו תכנים כדאי לייצר ולאיזה צרכים.

חשוב חשוב חשוב – לפני שאתם משתמשים בתמונה של אדם או בתוצר שלו מהסדנא על מנת לקדם אותה באופן ציבורי, אתם חייבים לקבל אישור בכתב. גם הודעת טקסט זה מספיק, אבל ודאו שיש לכם הוכחה שמותר לכם להשתמש. שלא תכנסו לצרות משפטיות, וכמובן שלא יווצרו מצבים לא נעימים עם לקוחות שירגישו רגשות שליליים כלפיכם כי לא ביקשתם אישור.

***

עד כאן החלק של בניית סדנא.
מכאן והלאה, זה שיווק ומכירות, או "הפצה והזמנה",
וזה נושא בפני עצמו, שיתכן ואקדיש לו פוסט בנפרד.

אם הפוסט הזה הועיל לכם, אשמח אם תספרו לי
וכמובן אשמח לקבל בתגובות כל מחשבה שיש לכם בנושא.
אם יש לכם שאלות לגבי הנושא של הפוסט הזה, כתבו לי ואשתדל להשיב ממיטב נסיוני
וברור שמוזמנים לשתף את הפוסט, עם כל מי שמרגיש לכם שהוא רלוונטי אליו או אליה.
אפשר גם בפייסבוק.